Cette démarche, réalisée par le syndic, est obligatoire pour les immeubles d’habitation en copropriété même lorsqu’ils comportent aussi des bureaux ou des commerces.
L’inscription de la copropriété et la mise à jour annuelle des informations la concernant sont gratuites auprès du registre.
Toutes les copropriétés concernées quel que soit le nombre de lots devront être immatriculées avant le 31 décembre 2018.
Immatriculer sa copropriété : une démarche obligatoire
Le registre comprend l’ensemble des informations recueillies pour chaque copropriété immatriculée : son identité (adresse, taille, âge, composition), sa gouvernance (syndic professionnel ou bénévole), ses finances, son bâti et les éventuelles procédures administratives ou judiciaires en cours.
L’organisme teneur du registre auprès duquel les démarches d’immatriculation sont réalisées est l’Agence nationale de l’habitat (Anah).
Quand faire les démarches d’immatriculation ?
Cette démarche doit être accomplie au plus tard à une date déterminée en fonction de la taille de la copropriété, étant pris en compte uniquement les lots à usage principal de la copropriété (logements, bureaux et commerces) :
- le 31 décembre 2016, pour les copropriétés de plus de deux cent lots,
- le 31 décembre 2017, pour les copropriétés moyennes (entre 50 et 200 lots),
- le 31 décembre 2018, pour les autres (moins de 50 lots).
Les nouvelles copropriétés, comme celles créées après la vente en l’état futur d’achèvement de logements ou la vente par un propriétaire unique d’au moins un logement (vente HLM, …), doivent être immatriculées depuis le 1er janvier 2017, au fur et à mesure de la publication de leur règlement de copropriété et de leur état descriptif de division au fichier immobilier (ou au livre foncier pour les départements d’Alsace ou de Moselle).
Une fois l’immatriculation initiale réalisée, le représentant légal de la copropriété, en général le syndic, doit chaque année actualiser les informations financières du registre au plus tard deux mois après la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’année précédente sont approuvés. À l’occasion de cette transmission d’informations, il est possible d’actualiser d’autres informations, comme par exemple l’étiquette énergétique du ou des immeubles de la copropriété à la suite d’un audit énergétique.
Qui immatricule la copropriété ?
Dans la plupart des cas, le syndic immatricule les copropriétés dont il assure la gestion. Le copropriétaire n’a donc pas à faire cette démarche lui-même.
Lorsque la gestion de la copropriété est assurée par un ou plusieurs copropriétaires en tant que syndic bénévole ou de manière coopérative (syndicat coopératif), les démarches sont réalisées par les copropriétaires qui assurent la fonction de syndic.
Plus d'informations sur l'immatriculation d'une copropriété gérée par un syndic bénévole
Les copropriétés nouvellement créées sont immatriculées par le notaire qui a établi et publié le règlement de copropriété et l’état descriptif de division.
Lorsqu’elle fait l’objet d’une procédure judiciaire à la suite de difficultés financières ou en cas de carence du syndic, la copropriété peut être immatriculée par le mandataire ad hoc ou l’administrateur provisoire désigné par le tribunal.
Comment immatriculer une copropriété ?
L’immatriculation auprès du registre s’effectue sur une plateforme sécurisée accessible par Internet.
